Termin wprowadzenia systemu obsługi głosowań imiennych i transmisji obrad dla samorządów zbliża się nieuchronnie
16 listopada upływa koniec kadencji rad gmin, powiatów oraz sejmików wojewódzkich, a tym samym jest to ostateczny termin na wdrożenie systemu głosowań imiennych i transmisji obrad. Czy samorządy są już przygotowane na nowe wymogi prawne?
W związku z ustawą z dnia 11 stycznia 2018 roku dot. zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych (Dz. U. 2018, poz. 130) na samorządy zostały nałożone nowe obowiązki dot. posiedzeń jednostek wybieranych w wyborach powszechnych, tj. rad gmin, powiatów, sejmików wojewódzkich oraz komisji JST. Ostateczny termin na ich wprowadzenie mija 16 listopada 2018 roku, kiedy to kończy się kadencja 2014-2018. Pierwsze posiedzenie rad i komisji w nowej kadencji musi już przebiegać wg nowych zasad. Co to oznacza dla samorządów?
Wszystkie głosowania jawne na sesjach muszą się odbywać za pomocą urządzeń umożliwiających sporządzenie i utrwalenie imiennego wykazu głosowań radnych. Co więcej, imienne wykazy muszą być podawane do publicznej wiadomości w BIP. Nowe przepisy prawa nakładają ponadto na samorządy obowiązek transmitowania na żywo i utrwalania przebiegu posiedzeń organów wybieralnych (rady, sejmiki, komisje). Nagrania sesji muszą zostać upublicznione w BIP.
W związku z nowymi wymogami prawnymi na rynku pojawiło się wiele rozwiązań do obsługi posiedzeń samorządów. Na co w takim razie należy zwrócić uwagę przed zakupem systemu do samorządu? Przede wszystkim na kompleksowość danego rozwiązania. Najlepszym rozwiązaniem są systemy oparte o tablety, które nie tylko pozwalają na spełnienie obowiązków ustawowych (obsługa głosowań imiennych, ale również nieimiennych oraz tajnych), ale wprowadzają wiele innych funkcjonalności mogących usprawnić pracę JST. Na szczególną uwagę zasługuje jeden wśród najpopularniejszych wśród samorządów systemów - POSIEDZENIA.PL (https://posiedzenia.pl). Co go wyróżnia?
Przede wszystkim banalnie prosta obsługa – trzy duże przyciski do głosowania oraz konieczność potwierdzenia oddanego głosu wykluczają jakiekolwiek pomyłki i gwarantują prawidłowe przeprowadzenie procedury głosowania.
Ponadto warta podkreślenia jest kompleksowa obsługa posiedzeń: tworzenie harmonogramów posiedzeń, sporządzanie list obecności i obliczanie kworum, możliwość edycji porządku obrad w trakcie sesji, generowanie protokołów do plików PDF. Warto zwrócić uwagę na funkcję darmowej, nielimitowanej dystrybucji dokumentów, która pozwala wygenerować wielotysięczne oszczędności na kosztach druku.
System POSIEDZENIA.PL oferuje portal komunikacji pomiędzy radnymi a administracją (która korzysta z systemu za darmo): możliwość hurtowego wysyłania powiadomień SMS, e-mail i komunikatów głosowych o dowolnej treści.
Z systemu POSIEDZENIA.PL można korzystać w systemie Windows, a także poprzez aplikację instalowaną na tabletach i telefonach komórkowych. Dostawca systemu umożliwia wykorzystanie urządzeń posiadanych przez radnych, a w przypadku zakupu nowych urządzeń pakiet dla 15 radnych to jedyne 2955,00 zł netto. W połączeniu z faktem, że jest to jedyny system, który nie wymaga wstępnych opłat licencyjnych otrzymujemy rozwiązanie, którego koszty wdrożenia są niemal zerowe.
Dostawca systemu oferuje przy zakupie stworzenie bezpłatnego portalu mieszkańca, w którym znajdziemy kalendarz posiedzeń, projekty uchwał, protokoły z posiedzeń oraz metryczki radnych wraz z informacją w jaki sposób głosowali.
Wraz z systemem głosowań samorządy otrzymują za darmo kamerę do transmisji posiedzeń. Liczba widzów jest nielimitowana, a archiwizacja darmowa, co sprawia, że koszty utrzymania systemu przez całą kadencję są minimalne (tym bardziej, że pracownicy administracyjni mają dostęp do systemu za darmo przez całą kadencję).
Dla naszych czytelników uzyskaliśmy specjalną ofertę - na hasło “PAP” otrzymacie Państwo darmowy dostęp do systemu do końca 2019 roku. Aby poznać więcej szczegółów prosimy o kontakt telefoniczny (71 333 19 00) lub mailowy (sprzedaz@posiedzenia.pl).
