Firma na Excelu: kiedy arkusz zaczyna kosztować więcej niż oszczędza
Arkusz kalkulacyjny jest tani, dopóki pracuje na nim jedna osoba. Gdy na tych samych plikach działa kilka działów albo kilka oddziałów, Excel przestaje być darmowy. Jego koszt nie pojawia się na fakturze, tylko w godzinach przepisywania danych, w pomyłkach i w decyzjach podejmowanych na podstawie wczorajszych liczb.
W wielu firmach zatrudniających od kilkunastu do stu kilkudziesięciu osób historia wygląda podobnie. Pierwszy arkusz powstaje, żeby szybko policzyć ofertę. Kolejny, bo księgowość potrzebuje zestawienia. Następny, bo kierownik musi rozpisać grafik. Po kilku latach ten sam numer zlecenia jest w kilku plikach, a każdy z nich pokazuje trochę inną wersję prawdy.
Pięć sygnałów, że arkusze hamują firmę
W rozmowach z właścicielami i dyrektorami operacyjnymi powtarzają się te same objawy:
- Te same dane wpisuje się kilka razy: z maila do arkusza, z arkusza do programu księgowego, z papierowej karty do tabeli. Każde przepisanie to okazja do pomyłki.
- Istnieje plik, który rozumie jedna osoba. Kiedy jest na urlopie, część firmy czeka.
- Raport dla zarządu powstaje kilka dni, bo trzeba go skleić z wielu źródeł. Każde dodatkowe pytanie oznacza sklejanie od nowa.
- Ludzie w terenie nie mają dostępu do danych albo dostają je jako zdjęcie tabeli w komunikatorze.
- Właściciel wie, jak było w zeszłym miesiącu, ale nie wie, jak jest dzisiaj.
Jeśli w firmie występują trzy z tych objawów, pytanie nie brzmi już „czy zmieniać”, tylko „od czego zacząć”.
Ile kosztuje „darmowy” Excel
Koszt arkuszy najłatwiej policzyć czasem ludzi. Wystarczy zapytać osoby, które codziennie przepisują, sklejają albo szukają danych, ile czasu im to zajmuje, i pomnożyć to przez liczbę dni roboczych.
Przykładowy rachunek: jeśli w firmie zatrudniającej 30 osób dziesięć traci na tym godzinę dziennie, daje to około 200 godzin miesięcznie, czyli więcej niż jeden pełny etat. Do tego dochodzą koszty, których nie widać w żadnym zestawieniu: źle policzona marża, zlecenie, o którym nikt nie pamiętał, klient czekający na odpowiedź, bo potrzebny plik ma ktoś inny.
Błąd numer jeden: kupić narzędzie i dopasować do niego firmę
Częstą reakcją na chaos w arkuszach jest zakup gotowego programu. Czasem to dobra decyzja, zwłaszcza gdy proces jest standardowy. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy firma ma własny, sprawdzony sposób pracy: nietypowe zlecenia, kalkulacje, obieg dokumentów między oddziałami. Program wymusza wtedy zmianę procesów, zespół zaczyna go obchodzić, a dane znów lądują w arkuszach, tym razem obok nowego systemu.
Rozsądniej jest zacząć od drugiej strony: najpierw rozpisać, jak firma naprawdę pracuje, a dopiero potem dobrać lub zbudować narzędzie, które ten sposób pracy uszczelni. W praktyce oznacza to warsztat z osobami, które na co dzień pracują na danych, a nie tylko rozmowę z zarządem.
Przykład: serwis maszyn rolniczych w czterech oddziałach
ALDO, firma serwisująca maszyny rolnicze, prowadziła zlecenia, karty czasu pracy mechaników i protokoły na papierze. Zarządzanie czterema oddziałami nie miało wspólnego systemu, więc trudno było na bieżąco śledzić statusy zleceń i spójnie raportować. Dodatkową przeszkodą była praca w terenie: mechanicy często pracowali w miejscach bez dostępu do internetu.
Projekt zaczął się od warsztatów analitycznych, na których specjaliści przyjrzeli się całemu procesowi serwisowemu, od przyjęcia zgłoszenia po protokół końcowy. Na tej podstawie powstała aplikacja, w której cztery oddziały pracują w jednym systemie. Mechanik ma ją w telefonie i może z niej korzystać także bez zasięgu, a dane synchronizują się po powrocie do sieci. Klienci automatycznie dostają SMS-y z potwierdzeniem wizyty i przypomnieniem o serwisie. Po pierwszych dwóch tygodniach prac klient ocenił, że aplikacja w 90% trafia w to, czego oczekiwał.
Jak przejść z arkuszy na system bez rewolucji
Częstą obawą jest nie cena, tylko ryzyko, że ludzie i tak wrócą do Excela. To ryzyko można ograniczyć kilkoma zasadami:
- Zacząć od jednego procesu, tego, który boli najbardziej: zleceń, kalkulacji albo grafiku. Zespół szybciej zobaczy sens zmiany.
- Pokazywać działającą wersję w krótkich odstępach, na przykład co dwa tygodnie. Użytkownicy zgłaszają uwagi, zanim system urośnie, a nie po wdrożeniu.
- Przenieść dane z istniejących arkuszy na start. Przy okazji często wychodzą duplikaty, których nikt wcześniej nie zauważył.
- Zostawić Excel tam, gdzie jest dobry: do analiz i jednorazowych zestawień. System staje się jedynym źródłem danych, a arkusz narzędziem do ich oglądania.
Arkusz kalkulacyjny nie jest wrogiem firmy. Staje się problemem wtedy, gdy udaje bazę danych, system obiegu dokumentów i narzędzie do pracy zespołowej jednocześnie. Firmy, które zauważą to wcześniej, oszczędzają nie tylko godziny, ale też nerwy i klientów.
Autor: Bartłomiej Szcześniak, prezes zarządu Digital Development. Firma buduje dedykowane aplikacje biznesowe dopasowane do procesów klienta: https://www.digitaldevelopment.pl/uslugi/aplikacje-do-zarzadzania-biznesem.
