Firmy coraz częściej zlecają inwentaryzację na zewnątrz. Dlaczego outsourcing zyskuje na znaczeniu?
Inwentaryzacja w średnim lub dużym przedsiębiorstwie nie sprowadza się do przeliczenia produktów i wypełnienia arkuszy. Przy tysiącach pozycji, wielu lokalizacjach i ograniczonym czasie staje się rozbudowanym projektem operacyjnym. Wymaga przygotowania danych, zespołów spisowych, odpowiedniej technologii, harmonogramu i nadzoru na każdym etapie. Dlatego outsourcing inwentaryzacji zyskuje na znaczeniu szczególnie w sieciach handlowych, retailu, centrach logistycznych oraz firmach posiadających rozproszone zasoby.
Dlaczego warto zlecić inwentaryzację firmy zewnętrznej?
Przeprowadzenie inwentaryzacji własnymi siłami oznacza konieczność oddelegowania pracowników od ich podstawowych zadań. W sklepie może to osłabić obsługę klientów, w magazynie spowolnić przyjęcia i wydania, a w biurze dodatkowo obciążyć pracowników administracji lub działu księgowości. Problem narasta, kiedy spis trzeba wykonać jednocześnie w kilkudziesięciu lokalizacjach na terenie całej Polski.
Pracownicy sporadycznie uczestniczący w liczeniu nie zawsze znają procedury i odpowiednią metodologię spisu. Zwiększa to ryzyko pominięcia towaru, podwójnego zliczenia pozycji, przypisania składnika do niewłaściwego miejsca albo błędnego wprowadzenia danych. Wszelkie rozbieżności wymagają później ponownego liczenia, weryfikacji dokumentów księgowych i dodatkowego zaangażowania personelu. W rezultacie rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych trwa dłużej, niż pierwotnie zakładano.
Zewnętrzny zespół pozwala ograniczyć wpływ spisu na codzienną pracę przedsiębiorstwa. Doświadczona firma inwentaryzacyjna może zapewnić ludzi, urządzenia, oprogramowanie, nadzór i dokumentację. Dla klienta oznacza to oszczędność czasu oraz możliwość skoncentrowania własnych zasobów na podstawowej działalności.
Co obejmuje outsourcing inwentaryzacji?
Outsourcing inwentaryzacyjny nie powinien polegać wyłącznie na dostarczeniu dodatkowych osób do liczenia. Profesjonalne usługi inwentaryzacyjne mogą obejmować ustalenie zakresu projektu, wizję lokalną, przygotowanie danych, sporządzenie harmonogramu, dobór i szkolenie zespołów spisowych, fizyczny spis, kontrolę poprawności wyników oraz przekazanie raportów.
W takim modelu Cursor z Grupy OEX może przejąć organizacyjną i operacyjną stronę przedsięwzięcia. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy inwentaryzacja sklepów lub inwentaryzacja magazynów obejmuje liczne obiekty, a dane ze wszystkich lokalizacji muszą być w pełni zgodne z ustalonym standardem i dostarczone w jednym terminie.
Centralna koordynacja pozwala monitorować cały proces i reagować, gdy pojawią się nieprawidłowości. Operator może przesunąć pracowników do innej lokalizacji, zorganizować dodatkowe przeliczenie albo sprawdzić poprawność danych jeszcze przed zamknięciem prac. Klient nie musi samodzielnie zarządzać wieloma zespołami działającymi równocześnie w różnych częściach kraju.
Kiedy outsourcing inwentaryzacyjny jest opłacalny?
Nie każde przedsiębiorstwo potrzebuje zewnętrznego operatora. W małym, uporządkowanym obiekcie spis z natury wykonany we własnym zakresie może być wystarczający. Zlecenie prac opłaca się przede wszystkim wtedy, gdy:
- majątek lub zapasy są rozproszone między wieloma lokalizacjami;
- przeprowadzenie spisu musi nastąpić w krótkim terminie;
- firma nie może oddelegować pracowników bez zakłócenia codziennej pracy;
- brakuje jej skanerów, procedur lub odpowiedniego oprogramowania;
- potrzebna jest niezależna weryfikacja stanów magazynowych;
- przedsiębiorstwo przygotowuje się do audytu, relokacji, fuzji albo reorganizacji;
- wcześniejsze inwentaryzacje ujawniały liczne różnice i problemy ze sprawną ewidencją.
Porównując koszty, nie należy analizować wyłącznie ceny roboczogodziny firmy zewnętrznej. Inwentaryzacja wykonywana własnymi siłami generuje również koszt nadgodzin, szkoleń, urządzeń, planowania, obsługi organizacyjnej oraz przestoju. Trzeba uwzględnić też ponowne liczenie i wyjaśnianie błędów. Profesjonalna inwentaryzacja Cursor może więc poprawić efektywność i ograniczyć całkowity koszt procesu.
Technologia zapewnia pełną kontrolę nad procesem
Mobilne skanery, kody kreskowe, etykiety RFID i aplikacje usprawniają zbieranie danych oraz ograniczają ręczne przepisywanie informacji. Pozwalają identyfikować zasoby, przypisywać je do lokalizacji i śledzić postęp prac. Sama technologia nie gwarantuje jednak poprawności. Potrzebne są także właściwe przygotowanie przestrzeni, uporządkowana dokumentacja, jednolite procedury i nadzór.
Cursor wykorzystuje mobilne skanery oraz własne oprogramowanie, a raporty może przygotować w formacie dopasowanym do systemów klienta. Ułatwia to porównanie faktycznych stanów magazynowych z danymi zapisanymi w systemie WMS lub innym narzędziu wykorzystywanym do zarządzania zapasami.
Dobry raport nie powinien ograniczać się do podania wyniku liczenia. Musi umożliwiać wykrycie braków, nadwyżek, składników nieoznaczonych oraz błędów lokalizacyjnych. Dopiero rzetelne dane tworzą podstawę do wyjaśnienia różnic, ich rozliczenia oraz optymalizacji sposobu prowadzenia ewidencji w przyszłości.
Jak przeprowadzić spis z natury i inwentaryzację środków trwałych?
Zakres inwentaryzacji zależy od rodzaju działalności. W retailu kluczowe jest sprawne przeliczenie asortymentu bez niepotrzebnego ograniczania sprzedaży. Inwentaryzacja dla sieci handlowych wymaga dodatkowo zachowania tej samej metodologii we wszystkich placówkach. W magazynach istotne są zgodność zapasów z systemem, lokalizacja produktów oraz uwzględnienie bieżących przyjęć i wydań.
Inwentaryzację środków trwałych prowadzi się natomiast między innymi w biurach, zakładach, magazynach i rozproszonych oddziałach. Może ona obejmować komputery, urządzenia, maszyny, meble, wyposażenie, a także nieruchomości. Jej celem jest porównanie rzeczywistego stanu majątku z ewidencją. Fizyczny spis pozwala wskazać składniki przeniesione, nieodnalezione, nieoznaczone albo dotychczas nieuwzględnione w dokumentacji.
Outsourcing nie przenosi całej odpowiedzialności wynikającej z przepisów o rachunkowości na wykonawcę. Zewnętrzny operator taki jak Cursor może jednak zapewnić sprawny przebieg czynności, przygotować dane i arkusze spisowe oraz wesprzeć przedsiębiorstwo w wyjaśnianiu jej wyników.
Jak wybrać operatora usług inwentaryzacyjnych?
Przed podjęciem współpracy warto sprawdzić doświadczenie wykonawcy, zasięg działania, dostępność zespołów, wykorzystywane technologie oraz procedury kontroli jakości. Znaczenie mają także bezpieczeństwo danych, sposób raportowania, doradztwo na etapie przygotowania oraz możliwość obsługi nietypowego asortymentu.
Cursor realizuje projekty w sklepach, magazynach, biurach i innych lokalizacjach, również w przypadku rozproszonego majątku. Doświadczenie operatora pozwala dobrać metodologię do specyfiki projektu, zamiast wdrażać jeden schemat niezależnie od rodzaju zasobów.
Dobrze zaplanowany outsourcing to nie tylko dodatkowi pracownicy. To zarządzanie projektem, technologia, kontrola jakości i centralna koordynacja. Dzięki temu przedsiębiorstwo może szybciej uzyskać wiarygodny obraz majątku, zachować ciągłość pracy i ograniczyć zaangażowanie własnego zespołu.
Więcej na: oexcursor.pl
Źródło informacji: OEX Cursor S.A.
