Faktura zaliczkowa - kiedy i jak wystawić?
Pobierasz przedpłatę od klienta i nie wiesz, jak ją udokumentować? Przeczytaj poradnik, aby dowiedzieć się, kiedy wystawić fakturę zaliczkową, jak uniknąć błędów w VAT i kiedy faktura końcowa nie będzie Ci już potrzebna.
Czym jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa to dokument, który potwierdza, że otrzymałeś część lub całość zapłaty, zanim dostarczyłeś towar lub wykonałeś konkretną usługę. W codziennej praktyce biznesowej spotkasz się z nią wtedy, gdy pobierasz od kontrahenta środki na poczet przyszłej realizacji zamówienia.
Dla fiskusa każda forma wcześniejszej płatności - czy to zadatek, rata, czy zwykła przedpłata - rodzi obowiązek podatkowy w zakresie VAT, co wymaga wystawienia faktury, o ile jesteś czynnym podatnikiem VAT.
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, musisz wiedzieć, że otrzymana kwota zaliczki powiększy rejestr sprzedaży VAT, ale nie wygeneruje przychodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) ani w ewidencji przychodów w momencie otrzymania. Przychód podatkowy powstanie dopiero wtedy, gdy wykonasz usługę lub wydasz towar.
Natomiast, jeśli jesteś nievatowcem (korzystasz ze zwolnienia z VAT), nie wystawiasz faktur zaliczkowych w rozumieniu ustawy o VAT. Podatnicy zwolnieni z VAT wystawiają rachunek lub fakturę dopiero po wykonaniu usługi, chyba że klient wyraźnie zażąda dokumentu wcześniej.
Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa musi zawierać konkretne elementy określone w ustawie o VAT, które pozwalają jednoznacznie powiązać wpłatę z danym zamówieniem. Są nimi:
- dane stron transakcji: pełne nazwy, adresy oraz numery NIP sprzedawcy i nabywcy;
- datę wystawienia faktury;
- datę otrzymania zaliczki: dzień, w którym pieniądze wpłynęły na Twój rachunek (potwierdza to wyciąg bankowy) lub do kasy (dokument KP);
- numer faktury zaliczkowej;
- szczegóły zamówienia: nazwa towaru lub usługi, ilość oraz cena jednostkowa netto;
- kwota brutto wpłaconej zaliczki;
- kwota podatku VAT od otrzymanej części zapłaty;
- wartość zamówienia: informacja o całkowitej kwocie brutto wynikającej z oferty.
Dokument od standardowej faktury odróżnia to, że nie wykazuje on momentu sprzedaży, lecz moment otrzymania zaliczki.
Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?
Ustawa o VAT (art. 106i) określa, że fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś zaliczkę. Jednocześnie możesz wystawić taki dokument na 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi lub przed otrzymaniem całości albo części zapłaty.
Jest to zasada ogólna, której musisz przestrzegać, aby Twój okres rozliczeniowy zamknął się zgodnie z prawem.
Jeśli planujesz wpłacić zaliczkę jako nabywca, dopilnuj, aby sprzedawca dostarczył Ci dokument w terminie. Tylko poprawna faktura pozwala Ci na odliczenie VAT w miesiącu jej otrzymania.
Co do zasady, faktury zaliczkowej nie wystawia się:
- do transakcji zwolnionych z VAT;
- przy sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej - jeśli klient nie zażąda faktury;
- zaliczka została wpłacona i w tym samym miesiącu dostarczyłeś towar lub wykonałeś usługę - wystarczy wtedy faktura końcowa.
Faktura zaliczkowa a faktura końcowa - kiedy nie jest konieczna?
Faktura końcowa do faktury zaliczkowej nie jest potrzebna, jeśli otrzymałeś zaliczkę w wysokości 100% wartości zamówienia. W takim przypadku faktura zaliczkowa rozlicza całą kwotę podatku VAT, a po dostawie towaru lub wykonaniu usługi nie trzeba nic dopłacać.
W każdej innej sytuacji musisz wystawić fakturę końcową. Twoim obowiązkiem jest wtedy pomniejszenie sumy wartości towarów lub usług o kwotę otrzymanych części zapłaty.
Na fakturze końcowej wykazujesz więc jedynie pozostałą do zapłaty różnicę. Jeśli zaliczka pokryła np. 60% ceny, faktura końcowa opiewa na pozostałe 40%. Jeżeli jednak cena uległa zmianie po wpłacie zaliczki, konieczna może być korekta.
Jak wystawić fakturę zaliczkową?
Wystawienie faktury zaliczkowej w zasadzie nie różni się od wystawienia standardowego dokumentu.
Proces wygląda następująco:
- Wybierasz typ dokumentu: „Faktura zaliczkowa”.
- Uzupełniasz dane klienta. Program Comarch Betterfly po wpisaniu NIP automatycznie uzupełnia dane z bazy GUS.
- Wprowadzasz kwotę brutto zapłaconej zaliczki, stawkę VAT i wartość podatku.
- Wpisujesz wartość zamówienia.
- Opisujesz przedmiot transakcji.
- Wpisujesz datę otrzymania zaliczki.
- Wpisujesz datę wystawienia faktury. Pamiętaj, że w KSeF data wystawienia faktury to dzień jej przesłania do systemu ministerialnego. Oznacza to, że nie będziesz mógł już wystawić faktury z datą wsteczną.
- Wyślij dokument do KSeF. Jeśli faktura będzie zgodna ze strukturą logiczną, system nada jej numer, a klient będzie od razu widział ją na swoim koncie.
Pamiętaj, że faktura końcowa musi zawierać numery KSeF wszystkich wcześniej wystawionych do danego zamówienia faktur zaliczkowych.
Jeśli czujesz, że samodzielne rozliczenie faktury zaliczkowej Cię przerasta, możesz skorzystać z opcji księgowości online w biurze rachunkowym w aplikacji Comarch Betterfly (https://www.comarchbetterfly.pl/ksiegowosc-online/). Za około 250-300 zł miesięcznie profesjonaliści zajmą się Twoimi dokumentami, a Ty skupisz się na rozwoju firmy (szczegóły poznasz tutaj: https://www.comarchbetterfly.pl/cennik/).
FAQ
Czy faktura zaliczkowa jest kosztem?
Nie, dla kupującego faktura zaliczkowa nie stanowi kosztu uzyskania przychodu w momencie zapłaty. Jest ona jedynie podstawą do odliczenia podatku VAT. Koszt w KPiR zaksięgujesz dopiero po faktycznym wykonaniu usługi lub dostawie towaru, na podstawie faktury końcowej lub rozliczeniowej.
Czy faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym?
Tak, jest to pełnoprawny dokument księgowy, który musisz ująć w rejestrach VAT. Jako czynny podatnik wykazujesz ją w pliku JPK_V7, co wpływa na wysokość Twojego podatku VAT do zapłaty w danym miesiącu.
Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?
Dokument wystawiasz najpóźniej do 15. dnia miesiąca po otrzymaniu wpłaty. Możesz to zrobić wcześniej (do 60 dni przed wpłatą), traktując fakturę jako wezwanie do zapłaty, które od razu rodzi skutki podatkowe po stronie VAT.
Źródła:
Comarch Bettetfly, Faktura online (https://www.comarchbetterfly.pl/faktura-online/)
Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Więcej na: https://www.comarchbetterfly.pl/
